Fiches Pratiques Management de qualité - Partie 1 : Etapes PDCA


Etape 1 : Planifier la mise en place d’un système qualité
Fiche 1 - Identifier les normes   Fiche 1   Cerner les normes régissant le secteur de l’entreprise et bien les analyser pour mieux les appliquer   
Fiche 2 - Gérer le « projet qualité »   Fiche 2 : Organiser et borner la mise en place du système qualité dans le temps, puis suivre, gérer et évaluer ses moyens matériels, humains et financiers
Fiche 3 - Impliquer la direction   Fiche 3 : Faire porter le système qualité par la direction pour entraîner l’adhésion de tous.
Fiche 4 - Définir la politique qualité   Fiche 4 La politique qualité, à l’origine du projet qualité, est imposée par l’ensemble des normes. Elle retranscrit la stratégie de l’entreprise au travers de différents objectifs et montre l’implication de la direction. Cette politique est le moteur de votre système qualité et de son amélioration continue.

Etape 2 : Mettre en place un système qualité
Fiche 5 - Cartographier le système qualité   Fiche 5 :  Identifier les activités de l’entreprise, les regrouper par centre d’intérêt sous forme de processus et enfin montrer l’enchaînement des processus, c’est cartographier les activités de votre entreprise et les schématiser.
Fiche 6 - Rédiger les documents du système qualité   Fiche 6: Se baser sur la pyramide documentaire pour le niveau de détail de la documentation et sur des modèles de documents pécifiques vous permettra d’obtenir une documentation homogène, adaptée à chaque collaborateur et utilisable par tous.
Fiche 7 - Mettre en conformité l’entreprise  Fiche 7 : Répondre aux exigences normatives et rendre les méthodes de travail homogènes entraîne obligatoirement des changements dans les pratiques. Mettre en conformité les méthodes de travail avec ce qui est écrit dans votre système est primordial pour qu’il atteigne un taux de conformité important.
Fiche 8 - Communiquer    Fiche 8: La mise en place d’un système qualité est souvent longue, il est donc important de communiquer auprès de vos collaborateurs pour les informer de l’état d’avancement, de la mise en place de nouvelles procédures, etc. La communication durant la vie de votre système est primordiale pour éviter qu’il ne perde son dynamisme.

Etape 3 : Contrôler le système Qualité 
Fiche 9 - Mettre en place des indicateurs   Fiche 9: Le choix des indicateurs de performance conditionne tout le suivi du système qualité. Procéder avec méthode et sans précipitation est donc crucial pour ne pas mesurer « dans le vide ». La mise en place de ces indicateurs pertinents ne devra pas être limitée à une récolte de données, mais sera cadrée par des méthodes de calcul et de présentation. Un tableau de bord devra être mis en place intégrant des objectifs atteignables.
Fiche 10 - Réaliser un audit interne   Fiche 10: L’audit est une expertise menée par un collaborateur compétent et impartial, et aboutissant à une appréciation du système audité. C’est un outil qualité qui a fait ses preuves depuis plusieurs années. Il nécessite une méthodologie, des compétences et des comportements spécifiques qu’il vous faut connaître en tant que qualiticien.
Fiche 11 - Préparer un audit externe   Fiche 11: Les audits peuvent être menés en interne par des collaborateurs pour le propre compte de leur entreprise, mais ils peuvent également être réalisés par un intervenant extérieur, client ou tierce partie, qui vient alors vérifier votre système. Ce type d’audit nécessite une préparation, quoi qu’en disent les puristes. Cette préparation ne doit surtout pas être un branle-bas de combat, ni un moyen de camoufler les nonconformités, mais une étape de progression et d’amélioration de votre entreprise.
Fiche 12 - Adopter les bons réflexes le jour J   Fiche 12: La préparation est importante, mais n’est pas la seule à jouer sur le résultat de l’audit externe. Le jour J est tout aussi important. Être audité est un exercice à part entière qui se prépare et s’apprend. Il y a des astuces à connaître, des réflexes à avoir pour que tout se déroule pour le mieux. Le langage qualité et le concept « système qualité » ne sont pas le cœur de métier de tous. Il faudra donc guider vos collaborateurs et les soutenir dans cette étape.

Etape 4 : Améliorer le système 
Fiche 13 - Analyser les indicateurs  Fiche 13: Les indicateurs permettent de suivre les performances de l’entreprise. Ils doivent atteindre des objectifs fixés par la direction et peuvent montrer des dérives sur certaines activités de l’entreprise. Les analyser périodiquement est primordial dans le suivi de la performance et vous permettra d’agir plus vite sur une performance non atteinte.
Fiche 14 - Agir face à des performances non atteintes  Fiche 14: Toute performance non atteinte est une non-conformité, elle doit donc donner lieu à des actions correctives permettant l’atteinte de cette performance. Mais méfiez-vous des objectifs parfois trop élevés !
Fiche 15 - Faire vivre le système  Fiche 15: La stratégie de l’entreprise évolue, les activités également. Le système qualité doit coller au mieux à la stratégie et aux nouvelles activités, il doit donc évoluer tout au long de son cycle de vie. Ces évolutions seront plus ou moins simples à mener.
Fiche 16 - Assurer la cohérence du système   Fiche 16: Les changements n’impactent souvent  qu’un sous-ensemble de la documentation qualité ; il faut cependant veiller en permanence à la cohérence de cette documentation. Un système qualité utilisé par les collaborateurs doit être simple et complet.

Source : C Germain, V Vitet sur 
vuibert.fr

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